Asiakirjahallinto ja arkistointi

Päivitetty 28. helmikuuta 2020

Toiminnassamme syntyy asiakirjoja, ja arkistoimme ne arkistolakia noudattaen. Asiakirjat ovat pääasiassa julkisia, eli ne ovat esimerkiksi opiskelijoiden käytettävissä julkisuuslain määrittelemällä tavalla. Halutessasi tietoja Hämeen liiton asiakirjoista, olethan yhteydessä kirjaamoomme hameenliitto(a)hame.fi

Kirjaamo

Kirjaamomme tehtävänä on edistää asioiden käsittelyä. Kirjaamossa asiantuntijamme ylläpitävät asianhallintajärjestelmää, johon kirjataan käsiteltävät asiat ja niihin liittyvät asiakirjat.

Kirjattavia asioita ovat muun muassa rahoitushakemukset, lausuntopyynnöt, lausunnot ja muut päätösasiakirjat. Kirjattaessa asia saa asianumeron, jonka avulla asiaan liittyvät asiakirjat ovat vaivatta löydettävissä järjestelmästämme.

Asiointisähköpostiimme lähetetyt viestit käsitellään kirjaamossa ja rekisteröidään saapuneiksi. Viestin lähettäjä saa myös ilmoituksen viestin vastaanottamisesta. Asiantuntijoidemme henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin lähetettyjen viestien viiveetöntä käsittelyä emme voi taata.

Kirjaamo ylläpitää sähköistä ilmoitustaulua, joka on luettavissa tästä linkistä ja virastollamme osoitteessa Niittykatu 5, 13100 Hämeenlinna.

Hämeen liiton ylläpitämät arkistot

Varsinaisen arkistomme lisäksi arkistotiloissamme säilytetään Kanta-Hämeen seutukaavaliiton (1967-1990) arkistoa. Hämeen kesäyliopiston arkisto on myös osa arkistoamme. Paperisten asiakirjojen lisäksi arkistoomme kuuluu sähköisiä asiakirjoja, joita säilytetään asianhallintajärjestelmässä.

Edeltäjiemme, Kanta-Hämeen aluesuunnitteluyhdistys ry:n (1952-1966) ja Etelä-Hämeen maakuntaliiton (1951-1966) arkistoja säilytetään Kansallisarkiston Hämeenlinnan toimipisteessä.

Meidän arkistossamme on muun muassa pöytäkirjoja, lausuntoja, raportteja ja karttoja. Suurin osa uudemmista kokousasiakirjoista on luettavissa verkkosivuilta. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat ovat verkossa luettavissa vain määräajan, mutta ne ovat saatavilla kirjaamostamme määräajan päättymisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat eivät ole luettavissa verkossa.

Asiakirjahallinnosta ja arkistoista voi kysyä tarkemmin asiakirjahallinnon sihteeriltämme Anna-Riitta Rajaveräjältä ja tiedonhallinnan suunnittelijatamme Hannu Terävältä. Katso yhteystiedot Henkilöstö-sivulta.